Así se organizó Drupalcamp Spain 2011
La organización de la Drupalcamp Spain ha recibido de los asistentes muchas opiniones sobre el evento, afortunadamente la mayoría positivas.
Los que organizamos la Drupalcamp este año podemos ser o no los mismos que la organicen en años futuros, ya que este es un evento organizado mayoritariamente por voluntarios.
Por estos dos motivos veo interesante exponer al resto de la comunidad la forma en que se ha organizado el evento, ya que los que hemos participado queremos hacer de la Drupalcamp un evento lo más participativo posible.
Organizadores
Cualquier persona con tiempo para echar una mano en algo puede formar parte de la organización, aunque el gran grueso de las tareas acaba recayendo en un grupo de unas 10 personas, compuesto principalmente por socios de la Asociación Española de Drupal, miembros de las empresas patrocinadoras y por personas cercanas al lugar de celebración.
La mayoría de las tareas se llevan a cabo en el tiempo libre de cada uno, aunque algunas personas han podido dedicar tiempo de su empresa a trabajar en la Drupalcamp, sobre todo las últimas semanas cuando el calendario aprieta.
Comunicación
Como los organizadores estamos repartidos por localizaciones muy diversas necesitamos de varios medios para coordinarnos.
Se decidió utilizar Open Atrium como sistema de gestión de tareas. Con sus pros y sus contras, la verdad es que cumplió bastante bien con su cometido de organizar el trabajo. Este sistema es totalmente público y estaba abierto a cualquier persona que quisiera participar (http://oa.drupalcamp.es). El Open Atrium fue instalado en un servidor particular por uno de los voluntarios.
Para el email usamos groups.google.com, donde se pueden crear listas de correo donde hablar y discutir de los diversos temas que van surgiendo.
Algunas conversaciones por email pueden llegar a ser acaloradas, lo cual llega a provocar ciertas tensiones entre los organizadores. Esto es algo inevitable en cualquier organización, pero si el grupo de personas, como en nuestro caso, es lo suficientemente maduro siempre hemos sabido como encauzar la discusión para convertirla en algo util y productivo.
Skype ha servido para poder hacer reuniones periódicas. En una reunión por voz se pueden resolver muchos temas que son difíciles de tratar por email. Además, se motiva al equipo al conseguir reunirnos todos a una misma hora y ver en qué temas están implicados los demás.
Web
Para construir la web se ha usado COD (http://drupal.org/project/cod). COD es un perfil de instalación Drupal que permite crear webs para eventos del tipo Drupalcon y Drupalcamp, y que actualmente se usa para todas las webs de eventos Drupal locales e internacionales.
Tuvimos que hacer muchas modificaciones al código y configuración de la web para adaptarla a una serie de necesidades específicas que teníamos, pero usar COD te quita gran parte del trabajo.
Para el theme de la web usamos el mismo que el año pasado por falta de propuestas de diseño alternativas. Aunque se hicieron modificaciones para adaptarlo al lugar de celebración y a la nueva arquitectura usada para la web.
Para el año que viene esperamos que alguien haga alguna nueva propuesta de diseño.
La web fue montada casi entera en un fin de semana por un equipo de 2 personas, pero después hemos tenido ayuda de muchos voluntarios tanto para cambios en el código o diseño, editores y revisores de contenido, traductores, administradores, gestores de pedidos, etc..
Como forma de pago se elegió Paypal, ya que permite tener pagos con tarjeta funcionando de forma rápida y sin ningún tipo de desarrollo o contactos con bancos. El gran inconveniente de paypal es que las comisiones por cada pago son algo altas.
El código de la web, estuvo en todo momento disponible en un repositorio Github, para facilitar la colaboración entre los voluntarios que estaban encargados del código.
Patrocinadores
La labor de conseguir patrocinadores es también llevada a cabo por cada miembro en la medida que es capaz de implicar a su propia empresa o a otras.
Se preparó un dossier (pdf) para enseñarselo a los patrocinadores, de forma que la gente que toma las decisiones sobre esto en las empresas puedan saber qué beneficios aporta ser patrocinador de la Drupalcamp.
Logística
Hay una serie de tareas que tienen que ser forzosamente llevadas a cabo por el grupo de personas local, esto es, los que viven cerca del lugar de celebración.
Estas suelen tener que ver con la logística, entendiendo como tal la preparación de las instalaciones, contactar con proveedores de cátering, organización de fiesta/cena nocturna, recepción de materiales de los patrocinadores, etc.
Grabación de Videos
También se encargaron de esto una serie de voluntarios que han hecho un trabajo estupendo y fundamental para que otras personas puedan acceder al conocimiento que se impartió en la Drupalcamp.
Desde aquí quiero agradecer a todos los voluntarios para esta labor y especialmente a @fjgomez2, quien se encargó del live streaming, usando ustream.tv, y de que las sesiones más importantes pudiesen estar inmediatamente en la web.
Otras tareas
Features speakers: los ponentes de especial interés son contactados por personas que ya han tenido contacto con ellos en otros eventos o conocen a gente de las empresas donde trabajan. Todo se basa en tirar de contactos y negociar las condiciones en las que uno de estos ponentes participa. Es habitual que se les llegue a pagar el viaje y estancia, si no es excesivamente costoso.
Presupuestos: se elaboran en un documento de google docs que es visible por todos los organizadores. Han sido elaborados colaborativamente por personas de la organización local y de la Asociación Española de Drupal.
Conclusión
Aunque solo tiene 2 años de vida, Drupalcamp Spain ha conseguido reunir a más de 300 participantes, una cantidad comparable a otros congresos de ámbito nacional con mucha más historia.
No solo pudimos aprender cosas sobre Drupal sino que también hubo charlas sobre seo, editores (vim), gestión de proyectos, diseño, microformatos y muchos otros temas de interés relacionados con la web.
No sé si os habéis fijado en el detalle, pero no tuvo que venir ningún político a dar su discurso de turno, algo que por desgracia suele ser habitual en los congresos de este país. Esto no hubiera sido posible sin la ayuda de los voluntarios y el inmenso apoyo aportado por los patrocinadores, quienes han hecho posible un evento totalmente independiente. Animo a los organizadores de otros congresos y a futuros organizadores de la Drupalcamp a intentar siempre seguir por este camino.
Y eso es todo, espero veros entre los colaboradores del año que viene. Si te quedó alguna duda, pregunta ;P
